Cuatro Elementos Para Dirigir De Manera Exitosa Reuniones De Trabajo Virtuales

Estar preparado para el ambiente virtual es cada día mucho más importante. El cambio tan veloz de la tecnología ha mejorado el “juego” para las reuniones virtuales. Se han puesto a disposición de los equipos remotos apps y servicios de videoconferencias muy innovadoras alrededor del mundo, sin embargo, las reuniones de trabajo remotas representan muchos retos si uno no está preparado, y ya que mucho de nuestro éxito futuro está basado en la colaboración virtual, les ofrecemos cuatro tips rápidos para que sus reuniones virtuales sean más efectivas.

Según el Harvard Business Review, en uno de sus estudios encontró que a pesar de que hoy prevalecen las reuniones virtuales, el 75% de los encuestados comentaron que no han recibido entrenamiento formal en cómo conducir y participar en ellas.

Nosotros en P3 sabemos que las juntas de trabajo más efectivas consideran cuatro funciones primordiales: planear, comunicar, pensar y tomar acción. Cada uno de estos aspectos cobran mucho más valor cuando las reuniones se llevan a cabo en el mundo virtual.

Lea con detenimiento cada uno de estos aspectos para establecer una base sólida para su éxito remoto/virtual.

1.- Planear: Establezca las bases de trabajo.

Estar preparado para juntas virtuales no solo nos permite sentirnos con mayor confianza al dirigir la reunión, sino que, además, muestra respeto por el tiempo de los demás participantes.

Así que, si usted está dirigiendo la junta, asegúrese de crear y compartir con anticipación una agenda con los puntos que se tocarán. Comparta con el equipo de trabajo información de consulta o referencia, documentos relevantes o datos importantes, también con anticipación. Al compartir la agenda, todos sabrán quién dirigirá la junta, quién participará y los temas que se discutirán.

Algunos otros puntos que considerar antes de iniciar con la reunión:

• Compruebe que la tecnología está funcionando correctamente y tenga un plan de respaldo por si acaso.
• Cierre su micrófono si usted no está hablando, esto eliminará el sonido de fondo y mostrará respeto a los demás.
• Permanezca enfocado. Si la discusión se sale del tema cuando todos están sentados a la mesa, es una cosa, pero es otra cuando los participantes están ubicados en diferentes ciudades/regiones.
• Use video o webcam para monitorear mejor que su equipo esté prestando atención. Según Harvard Business Review, 73% de los participantes en la encuesta admitieron usar el tiempo de la junta para hacer otro trabajo.
• Asegúrese de que todos los participantes en la junta “estén atendiéndola”.

2.- Comunicación: Personalice la conversación.

Con juntas solo de voz se pierde mucho del mensaje que se recibe del lenguaje corporal, expresiones faciales y emociones, ya que son buenos indicadores de “estar en acuerdo”, de “estar alineados” o de “estar en desacuerdo”. Asegúrese de que los perfiles del sistema de video muestran totalmente la comunicación de unos con otros. Aunque pueda parecer exagerado, es crucial que se puedan ver y “leer” las expresiones y las reacciones de cada participante. Es también muy importante que los participantes se sientan conectados, por lo tanto, aparte 2 – 5 minutos al iniciar la reunión para que todos compartan cómo está su vida personal y profesional, esto les permitirá relacionarse mejor unos con otros antes de iniciar la junta de trabajo.

3.- Pensar: Provoque colaboración creativa.

En el mundo de hoy, muchas de nuestras reuniones se desarrollan alrededor de la solución de retos complejos y de presentar soluciones creativas a los problemas, por lo que es fundamental que las juntas virtuales conduzcan a “colaboración creativa”.

Plataformas que permiten compartir lluvia de ideas son de mucha ayuda, como:  Mural, Invision, ConceptBoard, SharePoint, y Confluence. Cuando todos están enganchados y totalmente involucrados, el equipo puede maximizar las sesiones de lluvia de ideas, resolver problemas/retos complejos e identificar soluciones. Tome en consideración también que las juntas virtuales pueden, algunas veces, hacer difícil que otros hablen o sean escuchados. Puede también ser retador para el facilitador de la junta que otros hablan entre sí. Para asegurarse de que todos los participantes sean escuchados, el facilitador puede asignar tiempo a cada participante o preguntar de manera directa su opinión a cada uno de los miembros.

4.- Tomar Acción: Asegure resultados post-meeting.

Y finalmente, todas las reuniones necesitan generar siguientes pasos accionables. Durante la reunión, elabore una lista de acciones y entregables. Comparta su pantalla, las acciones que se deben llevar a cabo y la persona responsable de cada una de ellas. Es muy importante terminar la reunión con la claridad de quién es responsable de lo que necesita hacerse. Si usted no sabe cuáles son los siguientes pasos ¡pregunte! Solo porque la junta es virtual, no significa que deba tener menos impacto u obtener resultados menores. Adicionalmente, el resultado final de la reunión debe ser compartido con el grupo vía email para dar claridad y rendición de cuentas. Esto permitirá que la productividad se incremente una vez que la junta ha terminado.

Recuerde que las reuniones de trabajo son maneras poderosas para reunir las ideas de la gente. Como en todo lo que implica la interacción con otras personas, mucho de lo que hace que las juntas de trabajo sean exitosas o no, es conocer el estilo de comunicación y preferencias que el equipo tiene como tal.

El Método Birkman te brinda información que ayuda a que tus juntas de trabajo – ya sean virtuales o físicas – sean más efectivas, al entender cómo ayudar a cada colaborador a comunicarse y contribuir mejor.

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